Digitalizacja archiwum
Przeniesiemy Twoje zasoby papierowe do bezpiecznego środowiska cyfrowego. Skanowanie, indeksowanie, OCR i katalogowanie według ustalonej struktury.
Co obejmuje usługa:
- Skanowanie dokumentów w rozdzielczości 300 DPI
- Rozpoznawanie tekstu (OCR) z korektą jakości
- Indeksowanie według kluczy określonych przez klienta
- Eksport do formatów PDF/A, TIF lub zgodnie z wymogami
- Opcjonalna niszczenie oryginałów papierowych zgodnie z RODO
System DMS
Wdrożenie platformy zarządzania dokumentami dostosowanej do struktury Twojej firmy. Integracja z istniejącymi narzędziami i systemami ERP.
Co obejmuje wdrożenie:
- Analiza procesów i projektowanie struktury systemu
- Instalacja i konfiguracja oprogramowania DMS
- Integracja z pocztą elektroniczną i dyskami sieciowymi
- Szkolenie administratorów i użytkowników końcowych
- 3 miesiące wsparcia technicznego po wdrożeniu
Automatyzacja workflow
Zaprojektowanie i uruchomienie automatycznych przepływów dokumentów: routing, zatwierdzanie, archiwizacja zgodnie z harmonogramem retencji.
Zakres usługi:
- Mapowanie przepływów dokumentów w organizacji
- Projektowanie logiki automatycznych akcji
- Konfiguracja powiadomień i eskalacji
- Integracja z systemami zewnętrznymi poprzez API
- Dokumentacja procesów i instrukcje obsługi
Audyt bezpieczeństwa
Kompleksowa analiza sposobu przechowywania i obiegu dokumentów. Identyfikacja ryzyk związanych z RODO i wymogami branżowymi.
Elementy audytu:
- Przegląd uprawnień dostępu do dokumentów
- Ocena metod przechowywania danych wrażliwych
- Sprawdzenie kopii zapasowych i polityki retencji
- Raport z rekomendacjami priorytetowymi
- Konsultacja z zespołem IT lub IOD
Konsultacje strategiczne
Sesja strategiczna z naszym zespołem. Pomożemy określić, które procesy dokumentowe przyniosą największy zwrot z inwestycji po cyfryzacji.
Czego możesz się spodziewać:
- 2-3 godzinna sesja warsztatowa z kluczowymi osobami z Twojej firmy
- Analiza obecnych procesów i identyfikacja wąskich gardeł
- Propozycja rozwiązań z oceną ROI i czasu wdrożenia
- Plan działania krok po kroku
- Możliwość wykorzystania sesji jako bazy do dalszej współpracy
Szkolenia zespołu
Przeszkolimy pracowników z obsługi nowych systemów oraz z najlepszych praktyk zarządzania dokumentami elektronicznymi.
Program szkolenia:
- Sesja wstępna z podstawami zarządzania dokumentami elektronicznymi
- Praktyczne warsztaty na systemie wdrożonym u klienta
- Materiały szkoleniowe w formie cyfrowej
- Dedykowana linia wsparcia przez miesiąc po szkoleniu
- Możliwość dopasowania programu do specyfiki branży